RÜŞVET VE YOLSUZLUK
AMACI:
Bu politika metni ile AL-SAN A.Ş. etik olmayan uygulamalar politikası konusundaki taahhütlerinin ve bu konudaki yaklaşımının açık ve net bir şekilde ortaya konulmasını ve şirket imajının korunmasını amaçlanmaktadır.
Şirketimiz etik kurallarının bütünleyici bir parçası olan, rüşvet ve yolsuzluk ile ilgili olarak tüm topluluk faaliyetlerinde önlenmesi için gerekli bilgilendirmelerin yapılması, bu konudaki sorumlulukların ve kuralların belirlenmesi hedeflenmiştir.
Bu politikaya şirket yönetim kurulu, tüm çalışanlar, tedarikçisi olduğumuz iş ortaklarımız ve tedarikçilerimizde harfiyen uymakla yükümlüdürler.
KAPSAMI:
Yönetim kurulu da dâhil olmak üzere tüm şirket çalışanlarını, mal ve hizmet aldığımız firmaları ve çalışanlarını, tedarikçi, danışmanlar, avukatlar, dış denetçiler de dâhil olmak üzere şirket adına görev yapan kişi ve kuruluşları (iş ortakları) kapsamaktadır.
Bu politika; şirket yönetim kurulu’nca onaylanmış şirket içerisinde uygulanan iş etiği kurallarının ve insan kaynakları uygulamalarının ayrılmaz bir parçasıdır.
TANIMI:
Rüşvet: Bir kişinin, görevinin ifası ile ilgili bir işi yapması, yaptırması, yapmaması, hızlandırması, yavaşlatması amacıyla doğrudan veya aracılar vasıtasıyla, menfaat temin, teklif veya vaat edilmei, talep veya kabul edilmesi, bunlara aracılık edilmesi gibi yollarla görevinin gereklerine aykırı davranması için bir başka kişiyle vardığı anlaşma çerçevesinde kendisine veya bunu talep eden tarafa veya bu ilişki dolayısıyla bir başkasına çıkar sağlamasıdır.
Yolsuzluk: Bulunulan konum nedeniyle sahip olunan yetkinin doğrudan veya dolaylı olarak her nevi kazanç sağlama amacıyla kötüye kullanılmasıdır.
GÖREV VE SORUMLULUKLAR
YÖNETİM KURULU GÖREV SORUMLULUKLARI:
Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele politikasının uygulanması ve güncellenmesi yönetim kurulu’nun yetki, görev ve sorumluluğundadır. Bu çerçevede;
• Kurumsal Yönetim Komitesi’nin etik, güvenilir, yasaya uygun ve kontrollü bir çalışma ortamı tesis edilmesi için Yönetim Kurulu’na tavsiyede bulunması,
• Üst düzey yönetimin yönetim kurulu’nun belirleyeceği esaslara uygun olarak risklerini değerlendirmeleri ve gerekli kontrol mekanizmalarını tesis etmeleri,
• Politikası’nın Kısım müdürleri ve insan kaynakları kendi görev alanlarında şirket faaliyetlerinin güvenli, hukuka ve yasal düzenlemelere uyumlu şekilde yürütülüp yürütülmediğinin takibinin yapılması,
• Politikalara, kural ve düzenlemelere uyulmaması durumunda bildirim, inceleme ve yaptırım mekanizmalarının belirlenmesi ve işletilmesi gerekmektedir.
ŞİRKET ÇALIŞANLARININ GÖREV VE SORUMLULUKLARI:
• Yönetim kurulu’nca belirlenen politikalara uyum sağlamak,
• Kendi faaliyet alanları ile ilgili risklerin etkin şekilde yönetmek,
• İlgili yasal düzenlemelere ve Al-SAN A.Ş. kurallarına uyumlu bir şekilde çalışmak
• Politika’ ya aykırı bir davranış, faaliyet ya da uygulama ile karşılaşılması durumunda AL-SAN A.Ş. Etik Temsilcisi'ne ve etik kurulu’na bildirmek ile sorumludur.
MAL VE HİZMET ALINAN VE SATILAN FİRMALAR VE İŞ ORTAKLARI:
• Yönetimce, mal ve hizmet alınan firmaların ve iş ortaklarının seçimi aşamasında tecrübe, mali performans, teknik yeterlilik gibi ölçütler ile birlikte etik düzeyleri ve bu alanda olumlu bir geçmişe sahip olmaları da dikkate alınır.
• Rüşvet veya yolsuzlukla ilgili olumsuz istihbaratı olan firma ya da iş ortaklarıyla, diğer kriterleri karşılasalar bile çalışılmaz. Bu kapsamda herhangi bir iş ilişkisine girmeden önce gerekli araştırma ve değerlendirmelerin yapılması sorumluluğu öncelikle üst düzey yönetimdedir.
• Mal ve hizmet alınan firmaların ve iş ortaklarının, politika esaslarına ve ilgili diğer yasal düzenlemelere uyum sağlaması zorunludur. Bunlara uymayan kişi ve kuruluşlar ile çalışmalar sonlandırılır.
SONUÇLARI:
• Rüşvet ve Yolsuzluk, AL-SAN A.Ş.’ nin faaliyet gösterdiği her alanda ceza gerektiren bir suçtur. Ticari ilişkilerde suç teşkil eder.
• Rüşvet; herhangi bir nitelikte doğrudan veya dolaylı olarak kişisel bir avantaj sağlamak, vaat etmek, yetki vermek, istemek veya almak şeklinde ortaya çıkabilir. Rüşvet dolaylı olarak aracılar vasıtasıyla da verilip alınabilir. Hem rüşvet teklif eden hem de rüşveti alan kişi veya şirketler cezalandırılabilir.
• Rüşvet ve yolsuzluk cezayı gerektiren bir suç olup, bazı mahkemeler bulundukları ülkenin kanunlarının ülke dışında da uygulanabilmesini sağlarlar. Dolayısıyla işlenen bir suçun kanunları bir kişiye milliyetine göre uygulanan ülke sınırları içinde veya o ülkenin dışında işlenmesi önemli değildir. Bir cezaya birden fazla mahkeme kararı uygulanabilir.
• Bireylerin cezalandırılması para cezası, birkaç yıl hapse mahkûm etme ve mallara haciz konulması şeklinde olabilir. Bir kişi adına rüşvet teklif eden, vaat eden, yetki veren veya alan şirketler cezai veya idari para cezalarına çarptırılabilir, yasalara aykırı olarak elde ettikleri mallara el konulabilir veya idari sonuçlarla karşı karşıya kalabilir.
• Kamu görevlisine resmi bir işlemle bağlantılı olarak şahsi menfaat veya üçüncü bir kişi adına menfaat sağlanması, teklif edilmesi, vaat edilmesi, yetki verilmesi halinde, bu durum görev başında rüşvet teşkil eder.
• Bir kişiye rüşvet teklif eden şirketler, önceki paragrafta belirtilen sonuçlara ilave olarak aynı zamanda kamu ihaleleri almak veya teklif vermekten men edilebilir.
• Rüşvet eylemi aynı zamanda rüşveti teklif eden, vaat eden, yetki veren veya veren kişinin şirketin aktiflerini kullanmak için kendi yetkisi dışında hareket etmesi ve böylece şirkete zarar vermesi halinde, ceza gerektiren bir emniyeti suistimal konusuna dönüşür.
RİSK VE ÖNLEM
AL-SAN A.Ş. olarak oluşan riskleri önlemek için uygun işe alma uygulamaları ve uygun eğitime ilave olarak yolsuzluk davranışının riskini azaltmak için başka tedbirler de almalıdır.
• Rüşvet ve Yolsuzluk riskini azaltmak için yolsuzluğa maruz kalabilecek personelin görevleri düzenli olarak değiştirilmeli veya rotasyona gidilmelidir. Söz konusu değişikliklerin yapılmaması durumu, bir çalışanın iş ortaklarından kişisel veya üçüncü bir şahıs için olan fayda ve hediyelere maruz kalması veya iş ortaklarına çok yakın hale gelmesi ve böylece şirketin menfaatlerini gözetmek için gereken kritik mesafeyi kaybetmesine neden olabilir.
• Hediye Kabul Etme Ve Verme Politikası uygulanmalıdır.
• Çalışanlar, önemli değeri olan bütün ticari işlemlerde çift kontrol kuralını uygulamaya sevk edilirler. İki kişi her zaman bir kişiden daha fazla şey görüp algılayacağı için satın alma ve tedarik çalışmalarında bilinçli veya bilinçsiz yanlış davranışa karşı etkili bir denetim oluşturmaktadır.
• Çift kontrol kuralı aynı zamanda işletme ve denetim fonksiyonlarının ayrılması için de uygulanmaktadır. Örneğin, bir faturanın kontrol edilmesi ve tahsisi, siparişe karar veren aynı kişi tarafından gerçekleştirilmemelidir. Yalnızca çok düşük değerli siparişler bu kuralda istisnadır.
• Üçüncü şahıslarla (müşteriler, tedarikçiler, vb.) ilişkilere ait her türlü hesap, fatura ve belgenin, eksiksiz, kesin ve doğruluğuna güvenilir şekilde kayda geçirilmesi ve muhafaza edilmesi,
• Herhangi bir işleme ilişkin muhasebe ya da benzer ticari kayıtlar üzerinde tahrifat yapılmaması ve gerçeklerin saptırılmaması gerekmektedir.
• İş tanımları nedeniyle rüşvet durumuna maruz kalma riski taşıyan bütün çalışanlar bu politikada belirtilen yükümlülüklere dayanarak eğitim almalıdırlar.
• Çalışan iş başı eğitiminde amiri tarafından bu politika ve ilgili konularda bilgilendirilmelidir.
• Bu politika elektronik formatta paylaşılmalıdır.
• Takip eğitimi için düzenli şirket içi uzman toplantıları ve varsa internet tabanlı eğitimin yanı sıra iç veya dış eğitim programları da kullanılmalıdır (alıcı, satıcı, düzenli departman toplantıları vs.).
• Başlangıç ve takip eğitimi belgelendirilmelidir. İlgili çalışanlar en az iki yılda bir kez yolsuzlukla mücadele eğitimi almalıdır.
POLİTİKA İHLALERİNİN BİLDİRİMİ
• Öncelikle İş Etiği Kuralları ile ilgili hususlar belirli aralıklarla çalışanlarına anlatılmalı ve hatırlatılmalıdır.
• Bir çalışan ya da AL-SAN A.Ş. adına hareket eden bir kişinin işbu Politikaya aykırı hareket ettiği yönünde görüş ya da şüphe varsa, AL-SAN A.Ş.’ nin Etik Temsilcisine veya Etik Kurul’a iletilmelidir.
• AL-SAN A.Ş. dürüst ve şeffaf bir yaklaşımı teşvik etmekte olup; iyi niyetle içten kaygılarını dile getiren herhangi bir çalışanını ya da Şirket adına hareket eden bir kişiyi desteklemektedir ve bildirimleri gizli tutmaktadır.
• Hiçbir çalışan AL-SAN A.Ş Etik Temsilcisine veya Etik Kurul’a yapmış olduğu Etik Kural ihlali olduğuna inandığı bir bildirim nedeniyle baskı veya cezalandırmaya tabi tutulamaz. Etik Kurul’un yazılı oluru alınmadan görev kapsamı veya işinde bu nedenle bir değişiklik yapılamaz.
• Bildirim yapan kişinin, bu tür bir muameleye maruz kalması durumunda bunu AL-SAN A.Ş. Etik Kurul’a iletmesi gerekmektedir.
• Mal ve hizmet alınan firma ya da iş ortaklarına ve çalışanlarına AL-SAN A.Ş. Etik Temsilcisi ve Etik Kurulu rolü hakkında düzenli hatırlatma yapması ve böyle durumlarla karşılaşmaları durumunda Etik Hat’ ta bildirim yapmalarını teşvik etmeleri beklenmektedir.