ÇIKAR ÇATIŞMASI KURALLARI
AMAÇ VE KAPSAM:
• Şirket ve çalışanları olarak, çıkar çatışmasından uzak durmayı amaçlarız.
• Mevcut görevimizden yararlanarak; şahsen, ailemiz veya yakınlarımızın vasıtası ile iş münasebetinde bulunduğumuz kişi ve kuruluşlardan kişisel çıkar sağlamayız.
• Potansiyel çıkar çatışması durumunda, ilgili tarafların çıkarlarının yasal ve etik yöntemler vasıtasıyla güvenli bir şekilde korunabileceğine inanırız, bu yöntemleri uygularız. Tereddüde düştüğümüz durumlarda yöneticimize, İnsan Kaynakları Bölümü'ne veya Etik Kurul'a danışırız.
• Şirket çalışanlarının çıkar çatışması yaratabilecek durumlardan uzak durması esastır.
• Şirket kaynaklarının, adının, kimliğinin ve gücünün kişisel fayda için kullanılmaması, kurumun ismini ve imajını olumsuz etkileyecek durumlardan kaçınılması tüm çalışanların en önemli sorumluluklarındandır.
UYGULAMA ESASLARI
ÇIKAR ÇATIŞMASI YARATABİLECEK FAALİYETLER:
Şirket çalışanlarının, aşağıda çıkar çatışması yaratabilecek faaliyetler olarak maddelenmiş olan durumlara ve belirtilen ilkelere tam olarak uyması gerekmektedir.
Şirket, çalışanlarını bu ilkelere uyuma özendirmek amacı ile gereken çalışmaları yapar.
ÇIKAR ÇATIŞMASI YARATABİLECEK FAALİYETLERDE BULUNMAK:
• Çalışanlar aile fertleriyle, dostlarıyla veya ilişkide bulunulan diğer üçüncü şahıslarla hiçbir surette karşılıklı veya karşılıksız menfaat sağlayan iş ilişkisine girmez. Örneğin, satın alma yetkisi bulunan bir çalışan aile fertlerinden birinin çalıştığı bir tedarikçi ile iş yapmaktan kaçınmalıdır. İstisnai haller Şirket Yönetim Kurulu Başkanı'nın bilgisi ve onayına tabidir.
• Aynı doğrultuda şirket çalışanları yakın aile fertlerinin şirketleri rakiplerinde çalışmalarından dolayı oluşabilecek çıkar çatışmalarına karşı da dikkatli olmalıdırlar.
• Çalışanlar şirketlere ait herhangi bir bilgiyi içeriden sızdırmak suretiyle alım satımı da dahil herhangi bir ticari menfaat elde edemez, başkalarının menfaat elde etmesine vesile olamaz.
• Şirket çalışanlarının doğrudan ve dolaylı yollarla "tacir" veya "esnaf" sayılmasını gerektiren çalışmalarda bulunmaması, her ne ad altında olursa olsun çalışma saatleri içinde veya dışında bir başka kişi ve/veya kurum için ücret veya benzer bir menfaat karşılığı çalışmaması esastır. Ancak, çalışanların mesai saatleri dışında bir başka kişi veya kurum için ücret veya benzer bir menfaat karşılığı çalışmaları;
- Şirkette sürdürdükleri görev şirketleri uygulamaları ile çıkar çatışması yaratmaması,
- Diğer iş etiği kuralları ve bu kuralları destekleyen politikalar ile uyumsuzluk yaratmaması,
- Şirketteki görevlerini sürdürmelerini olumsuz yönde etkilememesi, açısından yönetimin yazılı onayı koşulları ile mümkündür.
• Onay, şirket İnsan Kaynakları Yöneticisi görüşü ile Etik Kurul'un görüşünü takiben, Yönetim Kurulu tarafından verilir.
• Şirketleri çalışanları, dışındaki şirketlerde Yönetim Kurulu onayı olmaksızın yönetim kurulu üyeliği veya denetçiliği yapamaz, Şirketin iş ilişkisinde bulunduğu şirketlerde görev alamaz.
• Kar amacı gütmeyen organizasyonlarda, Şirket içindeki görevini aksatmadığı durumlarda, yönetimin yazılı onayı ile sosyal sorumluluk ve yardım amaçlı görevlerde çalışabilirler.
• İşe alım kararı verme durumunda olan yöneticiler, eşlerini, yakın akrabalarını ve bu kişilerin yakınlarını işe alamaz.
• Şirket çalışanları, bireysel ve gönüllü olarak, herhangi bir politik partide aktif olarak faaliyet gösterebilirler. Yöneticiler çalışanlarından, politik bir iş yapmasını veya bir partiye üye olmasını isteyemez. Çalışanların herhangi bir politik partide görev alması aşağıda belirtilen koşullar ve yönetimin yazılı onayı ile mümkündür;
- Çalışanların herhangi bir politik aktivitede görev almasının şirkette sürdürdükleri görev ve yaklaşımları ile çıkar çatışması yaratmaması gerekir.
- Çalışanlar, çalışma saatleri içerisinde herhangi bir politik faaliyette bulunamaz ve bu faaliyetlerle ilgili çalışma arkadaşlarının zamanını alamaz.
- Çalışanlar politik faaliyetleri süresince şirket adını, şirketteki pozisyonunu, unvanını ve şirkete ait kaynakları kullanamaz.
• Politik faaliyetlerde görev almak isteyen çalışanlar için onay; Şirket İnsan Kaynakları Yöneticisi görüşü ile Etik Kurul'un görüşünü takiben, Yönetim Kurulu tarafından verilir.
• Çalışanlar Şirket dışında üçüncü şahıslara şahsi olarak maddi veya manevi yardım ve/veya bağış yapabilir, yardım derneklerinde görev alabilir.
GÖREVİ KÖTÜYE KULLANMA:
Çalışanların yetkilerini, kendi ve/veya yakınları menfaatine ve kendisinden beklenilen özen dışında kullanarak Şirkete zarar vermesi kabul edilemez.
Çalışanlar şirketin satın alma ve satış faaliyetleri ile taraf olduğu tüm işlemler ve sözleşmelerden doğrudan ya da dolaylı olarak kişisel kazanç elde edemez.
Çalışanlar ahlaka, kanuna ve şirket disiplinine aykırı fiil ve davranışlarda bulunamaz.
KAYNAKLARIN KULLANIMI:
• Şirket adına yapılacak kaynak kullanımlarında, Şirket çıkarları dikkate alınır. Şirket çıkarı olmaksızın her ne isim altında ve her kim adına ve yararına olursa olsun Şirket varlıkları, olanakları ve personeli şirket dışında kullanılamaz.
• Kaynakların Şirket menfaatine doğru kullanımı, zamanın doğru kullanımını da gerektirir. İş saatleri içinde Şirket çalışanları, zamanı iyi kullanır, iş saatleri içinde özel işlerine zaman ayırmaz. Yöneticiler çalışanları şahsi işleri için görevlendiremez.
• Çalışma saatleri içinde özel ziyaretçi kabul edilmemesi esastır. Çalışanların zorunlu ziyaretçiler için görüşmelerin ziyaret konusu ile bağlantılı olarak ve iş akışını engellemeyecek şekilde makul bir sürede tamamlamaları gerekmektedir.
ŞİRKETİN TİCARİ İLİŞKİ İÇERİSİNDE BULUNDUĞU DİĞER KİŞİ VE/VEYA KURULUŞLARLA İLİŞKİLER:
• Şirket müşterileri, taşeronları veya tedarikçileri ve şirketin ticari ilişki içerisinde bulunduğu diğer kişi ve/veya kuruluşlarla özel iş ilişkisine girilemez.
• Kişisel amaçlı borç para ve/veya mal/hizmet alınamaz ve şirketin ticari ilişki içerisinde bulunduğu diğer kişi ve/veya kuruluşlara ödünç para ve/veya mal/hizmet verilemez.
• Müşterilerle ilişkilerde şu hususlar dikkate alınır; müşteri lehine bile olsa, müşteri bilgisi olmaksızın bir işlem yapılamaz ve şirket lehine olsa dahi, müşteri zaaflarından yararlanılamaz ve müşteriye eksik ya da yanlış bilgi vererek kar amacı güdülemez.
• Şirket personeli, şirketin ticari ilişki içerisinde bulunduğu diğer kişi ve/veya kuruluşlardan hediye talep edemez, imada bulunamaz; şirketi yükümlülük altına sokacak hiçbir hediye, para, çek, mülk, bedava tatil, özel indirimler vb. kabul edemez.
• Konuya ilişkin olarak Hediye Kabul Etme ve Verme Politikası uygulanır.
POLİTİKA İHLALERİNİN BİLDİRİMİ
• Öncelikle İş Etiği Kuralları ile ilgili hususlar belirli aralıklarla çalışanlarına anlatılmalı ve hatırlatılmalıdır..
• Bir çalışan ya da AL-SAN A.Ş. adına hareket eden bir kişinin işbu politikaya aykırı hareket ettiği yönünde görüş ya da şüphe varsa, AL-SAN A.Ş.’ nin Etik Temsilcisi'ne veya Etik Kurul’a iletilmelidir.
• AL-SAN A.Ş. dürüst ve şeffaf bir yaklaşımı teşvik etmekte olup; iyi niyetle içten kaygılarını dile getiren herhangi bir çalışanını ya da Şirket adına hareket eden bir kişiyi desteklemektedir ve bildirimleri gizli tutmaktadır.
• Hiçbir çalışan AL-SAN A.Ş Etik Temsilcisi'ne veya Etik Kurul’a yapmış olduğu etik kural ihlali olduğuna inandığı bir bildirim nedeniyle baskı veya cezalandırmaya tabi tutulamaz. Etik Kurul’un yazılı oluru alınmadan görev kapsamı veya işinde bu nedenle bir değişiklik yapılamaz.
• Bildirim yapan kişinin, bu tür bir muameleye maruz kalması durumunda bunu AL-SAN A.Ş. Etik Kurul’a iletmesi gerekmektedir.
• Mal ve hizmet alınan firma ya da iş ortaklarına ve çalışanlarına AL-SAN A.Ş. Etik Temsilcisi ve Etik Kurulu rolü hakkında düzenli hatırlatma yapması ve böyle durumlarla karşılaşmaları durumunda Etik Hat’ ta bildirim yapmalarını teşvik etmeleri beklenmektedir.